La gestione dell’agenda nello studio dentistico è un tema che mette d’accordo (quasi) tutti: è un aspetto fondamentale, ma ognuno la vive a modo suo. 

C’è chi la governa con precisione chirurgica e chi, invece, la subisce passivamente. Il risultato è che alcuni a parità di orario, producono molto di più e riescono persino a concedersi delle ore libere, mentre altri devono lavorare ininterrottamente tutta la settimana per ottenere lo stesso risultato.

La storia del professore e del vaso

C’è una bella metafora che spiega bene il valore del tempo e che forse molti di voi già conoscono (mi scuso con chi l’ha già sentita 1.000 volte…)

Un professore universitario si presentò in aula con un barattolo di vetro vuoto e una serie di oggetti: sassi grandi, sassolini, sabbia e acqua. Iniziò a riempire il barattolo con i sassi più grandi fino all’orlo e chiese agli studenti: “È pieno?”. Tutti annuirono convinti.

Allora il professore versò i sassolini, che si infilarono negli spazi tra i sassi grandi. “E ora?” chiese. Gli studenti, meno sicuri, risposero con un timido “forse sì?”. A quel punto versò la sabbia, che riempì ogni minimo interstizio. E quando tutti furono convinti che fosse davvero impossibile aggiungere altro, il professore versò anche l’acqua, che trovò il suo spazio.

Morale? Se avesse iniziato riempiendo il barattolo con la sabbia e i sassolini, non avrebbe potuto inserire i sassi grandi. La stessa cosa succede con la nostra agenda: se la riempiamo con prestazioni a basso valore, urgenze gratuite o controlli, non troveremo mai il tempo (né l’energia) per le terapie che fanno davvero la differenza.

Dal barattolo al gestionale

Nel nostro studio, da vari anni, abbiamo trasformato questa filosofia in numeri: l’agenda collegata al gestionale, mostra ogni giorno una barra di produttività da 0 a 100. Inserendo i vari appuntamenti la barra aumenta e quando arriva a 100, significa che la produzione della giornata copre tutti i costi dello studio, compreso lo stipendio del dentista. È un modo concreto per tradurre la metafora in realtà: sapere se stiamo lavorando correttamente e in maniera produttiva.

Tuttavia non serve un software sofisticato per iniziare. Serve una filosofia comune tra dentista e segretaria, che consenta di distinguere chiaramente cosa è “pietra”, cosa è “sabbia” e cosa (purtroppo) “acqua”.

Se conosciamo il nostro costo orario dello studio (comprensivo del nostro stipendio) possiamo valutare i 4 elementi del barattoli in rapporto a tale valore:

I Sassi grandi: – Prestazioni che valgono almeno il doppio del costo orario

Sono le prestazioni ad alta produttività— chirurgia, protesi, implantologia, terapie complesse che valgono almeno il doppio del costo orario. Quegli interventi per cui abbiamo investito anni di formazione e che permettono al nostro studio di prosperare.

I Sassolini: – Valore equivalente al costo orario

Terapie che coprono il costo orario ma non lo superano (endodonzia, conservative multiple). Necessarie, ma da distribuire in modo intelligente.Sono il tessuto connettivo del nostro lavoro.Tre “sassolini” infatti possono fare un “sasso grande” se programmati insieme.

La Sabbia – Prestazioni sotto il costo orario

Prestazioni a basso valore, otturazioni singole, piccoli interventi di routine che, se riempiono la giornata, la rendono improduttiva. Non vanno eliminate, ma gestite con consapevolezza. In questo ambito qualcuno inserisce anche le sedute di igiene. Tuttavia stiamo parlando di costo orario “per operatore”: l’igienista ha un costo orario inferiore a quello del dottore. Un’igiene normale probabilmente è un sassolino, mentre una full mouth rappresenta un sasso grande.  Se invece impieghiamo un’ora per un sondaggio, con tariffe non corrispondente a tali tempistiche, possiamo definirlo sabbia.

L’Acqua– Prestazioni gratuite

Le attività gratuite o non remunerate come rimozioni suture, controlli, visite gratuite.
In questo caso è importante una precisazione: non è possibile eliminare tutte queste prestazioni. Alcune sono parte integrante del percorso terapeutico (la rimozione delle suture, ad esempio, non è certo opzionale), altre rappresentano investimenti relazionali importanti che alimentano la fiducia e la fidelizzazione del paziente. Alcune “acque”, come i controlli di mantenimento o le prime visite gratuite (per chi ancora le fa…)  fanno girare il mulino. Altre, invece, rischiano di bloccarlo. La chiave sta nel non permettere che diventino l’elemento dominante della nostra agenda.

Se guardiamo dentro molte agende odontoiatriche, ci appaiono come barattoli disordinati di pietre, sabbia e acqua. Come nella famosa metafora, se mettiamo prima la sabbia… le pietre non entreranno mai. 

Non dobbiamo eliminare le prestazioni “acqua”, come afferma in maniera semplicistica chi non conosce la nostra professione, ma vanno organizzate con consapevolezza. Ad esempio: 

• – accorpare più prestazioni 
• – lavorare per quadranti o arcate ove possibile
• – offrire sempre al paziente la scelta tra un appuntamento lungo (“sasso grande”) e molti brevi (“sassolini”)
• – ridurre appuntamenti brevi e ripetuti

E’ vantaggioso per tutti: il paziente apprezza la maggiore efficienza, noi ottimizziamo il tempo clinico e lo studio migliora la produttività. I  pazienti, come certificano alcune ricerche, preferiscono “pochi appuntamenti e lunghi” rispetto a “molti e brevi”. 

Infatti fissare molte sedute significa più costi (più telefonate, più tempo per organizzarle, più riordini e in certi casi più fatture), tempo perso per il paziente (che deve chiedere più permessi al lavoro o cercare sempre quell’introvabile parcheggio), più inquinamento dovuto ai numerosi viaggi. 

La nostra agenda può essere considerata come quel barattolo. Se la riempiamo prima con la “sabbia” ovvero le piccole attività, non ci sarà più spazio per i “sassi grandi”, cioè le cose che contano davvero. Questo deve essere il concetto che dobbiamo trasferire alla nostra segretaria, in maniera che comprenda come gestire tale strumento.  

Oltre a formare il personale oggi possiamo fare un salto ulteriore: usare l’intelligenza artificiale per analizzare la produttività dell’agenda.

Basta esportare i dati e farli elaborare dall’IA per ottenere, in pochi secondi, un report sui punti forti e deboli delle nostre giornate. Non tutti i gestionali sono ancora compatibili, ma la direzione è chiara: trasformare la filosofia dei “sassi grandi” in una strategia basata sui dati reali.

Dall’analisi automatica dell’agenda alla creazione di report personalizzati, fino alla pianificazione strategica delle prestazioni, l’obiettivo è semplice:
trasformare un’Agenda “annacquata” in un’Agenda Rock. Un’agenda che non subiamo, ma governiamo e che, con l’aiuto dell’intelligenza artificiale, diventa finalmente… intelligente.

Ti aspetto al corso Dentalligenza Artificiale dove spiegherò come integrare concretamente questi strumenti nella gestione dello studio. A presto

Tiziano Caprara

riproduzione vietata