Un nuovo modo per gestire le riunioni in maniera produttiva

Arriva il momento della riunione e la stanza è ancora vuota. Le assistenti arrivano alla spicciolata, si siedono, parlano tra loro e aspettano che qualcuno le intrattenga per quell’ora o due. Spesso non c’è un ordine del giorno e si arriva a parlare delle cose che non funzionano senza un filo logico.  Alla fine tutti se ne vanno senza che una decisione sia stata veramente presa. Il risultato? Una riunione inutile, che demotiva il personale e irrita il dottore, il quale, stanco di perdere tempo, smette di organizzarle.

Ho scritto un intero Report (“Le riunioni efficienti”) su come si devono organizzare questi incontri, tuttavia oggi abbiamo uno strumento che stravolge completamente il modo  di gestirli.

Come dico spesso le riunioni rappresentano (o dovrebbero rappresentare…)  un momento formativo e di condivisione. Tuttavia spesso vengono vissute in maniera poco efficace, il che fa dubitare molti colleghi (e anche il personale) della loro utilità. Questi dubbi derivano dal fatto che la loro gestione non è corretta, ad esempio:  

• – Molti partecipanti vi partecipano in modo passivo quasi fossero degli spettatori ad uno spettacolo
• – Gli appunti, (se vengono presi… ) vengono scritti in maniera soggettivava con notevoli incongruenze tra i partecipanti
• – Nessuno vuole assumersi l’onere della verbalizzazione, considerato una fatica inutile, e quindi il verbale viene redatto in maniera incompleta e parziale non riportando la ricchezza delle discussioni
• – Quando si vuole verificare un protocollo o un’iniziativa trattata in una delle riunioni, si fa fatica a trovarli e spesso si notano errori o incomprensioni

Eppure una riunione ben gestita rappresenta il punto di partenza per un team preparato e motivato. È durante questi incontri che si gettano le basi per un personale che sa esattamente cosa fare e apprezza meglio il proprio lavoro. Al contrario, chi non ha chiaro il proprio ruolo tende a commettere errori e, peggio ancora, a nasconderli per evitare rimproveri, creando un circolo vizioso di demotivazione.

Il contributo dell’intelligenza artificiale

L’intelligenza artificiale (IA) offre soluzioni innovative a problemi che sembravano irrisolvibili. Rappresenta uno strumento pratico e rivoluzionario per migliorare tali incontri:

• Definizione dell’ordine del giorno: Prima ancora che la riunione inizi, l’IA può aiutarci a creare ordini del giorno (OdG) ottimizzati, garantendo una gestione più fluida dell’incontro. In questo modo non dobbiamo metterci a scrivere l’OdG ma semplicemente parlando dei nostri obiettivi ad una IA ci troviamo già un OdG da consegnare ai partecipanti o da utilizzare in maniera interattiva in una pagina web

Il Metodo Ibrido: Tradizione e Innovazione:  Nonostante la tecnologia avanzata, manteniamo  alcuni aspetti “tradizionali”: ogni partecipante dovrebbe avere un quaderno ad anelli per prendere appunti. La scrittura manuale aiuta a fissare meglio i concetti e rappresenta un supporto prezioso al sistema digitale.

Verbalizzazione automatica e interattiva: invece di scrivere un verbale possiamo registrare l’intero incontro sul computer e poi chiedere alla IA di fare una sintesi e definire il piano di azione successivo da inviare ai partecipanti all’incontro. Oggi con il sistema PLAUDE (registratore+app) abbiamo anche la possibilità di riconoscere le voci dei partecipanti per ricordare gli interventi e i contribuiti di ognuno. Il tutto viene poi riassunto in un PDF o anche in una mappa concettuale. Questi dispositivi specializzati quindi possono:

• 1. Registrare l’intera riunione con qualità professionale
• 2. Riconoscere le voci dei singoli partecipanti
• 3 Trascrivere automaticamente tutto quanto viene detto
• 4 Generare verbali completi in formato PDF
• 5 Mantenere l’archivio permanente per future consultazioni

Archivio digitale delle riunioni: tutti i verbali possono essere archiviati in un ambiente IA come Notebook LM. In questo modo in pochi secondi possiamo fare delle richieste per capire quali decisioni erano state prese, quali procedure avevamo deciso ecc., eliminando la difficoltà di rovistare tra faldoni o cartelle sparse. NotebookLM, crea un archivio intelligente che permette di:

• 1. Effettuare ricerche mirate su argomenti specifici
• 2.Ritrovare discussioni su procedure o metodologie
• 3.Consultare decisioni prese in riunioni precedenti
• 4.Accedere istantaneamente a informazioni che in formato cartaceo richiederebbero ore di ricerca

Formazione e follow-up: se vogliamo che il personale ripassi alcuni aspetti con NotebookLM  possiamo creare dei riassunti audio e dei video sui argomenti che abbiamo trattato nella riunione così da aumentare l’apprendimento e lacomprensione . Inoltre questa IA produce anche delle schede informative (flashcard) e dei quiz per testare la conoscenza del personale su aspetti che sono stati discussi.  L’IA quindi non si ferma alla documentazione, ma diventa un alleato per la formazione del personale tramite:

• 1. Creazione di quiz per verificare l’acquisizione delle informazioni
• 2. Test di partecipazione per misurare l’engagement
• 3. Generazione di contenuti audio/video su argomenti specifici discussi nelle riunioni
• 4. Materiali formativi personalizzati da condividere con il team

Dal verbale al valore del lavoro

L’integrazione dell’intelligenza artificiale nella gestione delle riunioni non rappresenta solo un aggiornamento tecnologico, ma una vera e propria evoluzione professionale. Stiamo passando da riunioni spesso improduttive e mal documentate a incontri efficienti, completamente tracciabili e fonte di formazione continua.  Questa trasformazione non riguarda solo l’aspetto organizzativo: rende le riunioni uno strumento di crescita.

• – Tutti i partecipanti diventano realmente coinvolti.
• – Il contenuto della riunione non si disperde, ma diventa patrimonio condiviso e facilmente consultabile. In questo modo si riduce la richiesta di informazioni al dottore evitando perdite di tempo.
• – La formazione del personale ne beneficia: si riducono errori, si aumenta la chiarezza e, di conseguenza, la motivazione.

Le riunioni non sono più un peso, ma diventano un vero acceleratore di competenze, con risvolti immediati nella qualità del lavoro svolto e nella soddisfazione dei collaboratori.

Uno sguardo al futuro

L’applicazione dell’intelligenza artificiale nella gestione delle riunioni è solo l’inizio di un percorso più ampio, che riguarda la formazione continua del personale e la capacità di rendere più efficiente ogni fase della vita lavorativa.

Nel corso “Dentalligenza Artificiale” che si terrà il 25 ottobre, mostrerò con ulteriori esempi pratici l’integrazione di questi strumenti nella quotidianità dello studio.

Una sola cosa… la sala ha una disponibilità massima di 108 posti  e a oggi siamo già a 100 colleghi iscritti (non la solita “tecnica della scarsità” usata da aziendalisti…siamo colleghi) Il corso non verrà ripetuto e se sei interessato ad applicare la IA nel tuo studio in maniera autonoma senza dipendere da altri,  puoi iscriverti subito tramite il link : https://tiziano-caprara.mykajabi.com/dia

Oppure scrivendo un messaggio al numero 392 6468655

Ci vediamo a Padova

Tiziano Caprara