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DR TIZIANO CAPRARA

Vediamo come è andata quest’anno … ?

Dicembre 14, 2024

La riunione di inizio anno: il segreto per uno studio  più organizzato e motivato

Si avvicina la fine dell’anno ed è il momento di tirare le somme. Per molti colleghi, questa è una delle poche occasioni in cui si riassume la gestione dello studio: controllano quanto hanno incassato, fanno un confronto con gli anni precedenti… e basta. Ma davvero è sufficiente?

Questa potrebbe sembrare una strategia accettabile, soprattutto quando il risultato “appare” positivo (dico “appare” perchè spesso si considerano solo le entrate ignorando le spese…). Tuttavia, se il risultato è negativo, diventa difficile trovare soluzioni e cambiare rotta.

Mi ricordo infatti di due colleghi, che avevano iniziato il programma di coaching: sapevano esattamente quanto incassavano, ma non avevano la minima idea dei costi. Aspettavano di vedere a novembre il bilancino del commercialista… dove scoprivano che malgrado i buoni incassi erano in rosso

Come si dice esistono due modi per non preoccuparsi: non sapere nulla o essere preparati.

La prima opzione è senz’altro la più comoda e forse anche la più seguita, il problema è che chi non vuole sapere nulla poi non è disposto ad accettarne le conseguenze, che in molti casi sono negative. 

Infatti se seguiamo tale filosofia e poi le cose vanno male, come possiamo sapere cosa va male e come migliorare? Mancano i dati e quindi non possiamo formulare ipotesi o soluzioni. Si finisce per affidarci alle nostre percezioni (spesso fallaci) o, peggio, al primo “esperto” di gestione odontoiatrica che troviamo online, rischiando di sprecare tempo e denaro per scoprire ciò che avremmo potuto sapere da soli con un minimo di controllo.

Eppure, molte delle soluzioni migliori arrivano dal nostro team, gratuitamente, semplicemente organizzando delle riunioni strutturate e ascoltando chi vive ogni giorno la realtà del nostro studio. Perché allora continuiamo a ignorare questa risorsa preziosa?

E se invece scegliessimo di essere preparati?

Scegliere di essere preparati cambia tutto. 

Significa raccogliere dati regolarmente, ad esempio ogni mese, ricavandoli dal nostro gestionale (quasi tutti li forniscono) e riportandoli su file excel. Questi dati, analizzati correttamente a fine anno, forniscono informazioni preziose su cui basare le nostre strategie future. È più facile di quanto sembri, se sai cosa fare.

Questa valutazione richiede del tempo. Non può essere fatta in pochi minuti o in maniera superficiale. A qualcuno questo può sembrare un lavoro difficile o fastidioso,  tuttavia, molti colleghi si sorprendono di quanto sia semplice e veloce se si è lavorato con metodo durante l’anno.

Dall’analisi si ricavano le soluzioni da applicare per l’anno nuovo. Queste strategie tuttavia devono avere un “reality check” ovvero vanno discusse anche con “uditori qualificati” che conoscano a fondo la nostra attività per ricevere conferme o ulteriori suggerimenti. 

Questo significa coinvolgere il nostro “consiglio di amministrazione personale”cioè le nostre assistenti e segretarie. Il loro contributo può aiutarci a rendere le nostre soluzioni praticabili, evitando errori.

Loro rappresentano il nostro “mastermind” ovvero una mente superiore, formata dall’unione di più cervelli, con cui possiamo discutere le possibili soluzioni, da cui distillare una strategia pratica per migliorare la nostra situazione o per raggiungere i nuovi obiettivi.

Perché le vacanze di fine anno sono il momento ideale

Le vacanze di fine anno sono il momento ideale  per farlo. Siamo più liberi e tranquilli, più creativi e pieni di aspettative… è un momento d’oro per la creatività.  Non occorre molto tempo. Bastano 4-5 ore (una mattina) per analizzare i dati raccolti e creare gli obiettivi per il nuovo anno. 

Durante tale importante momento di riflessione personale, in cui ci dobbiamo isolare da tutto e da tutti, possiamo formulare idee e strategie da condividere poi con il nostro personale nella riunione di inizio anno. Questo confronto è fondamentale: le nostre intuizioni possono richiedere aggiustamenti o essere integrate da suggerimenti pratici delle nostre assistenti e segretarie, (gli uditori qualificati”) che vivono quotidianamente le dinamiche dello studio.

La riunione di inizio anno: il momento più importante

Considero questa riunione il momento più importante dell’anno. Qui si definiscono gli obiettivi, si pianificano le strategie e si crea una roadmap (mappa stradale) per il futuro. Solitamente, occupa le prime giornate di gennaio (dopo il 6), ed è strutturata in modo da analizzare il passato e preparare il futuro.

Oltre al consuntivo e al preventivo economico, è l’occasione per formare e motivare il personale sui nuovi progetti. La durata può variare da una giornata a tre, a seconda del numero di temi da affrontare. L’importante è che il tempo sia organizzato con precisione: ogni ora deve avere uno scopo, altrimenti è meglio non farla. Non ci si ritrova solo per darsi pacche sulla spalle o per avere momenti morti in cui si discute del nulla. Per prepararla in tal modo solitamente servono altre 2-3 ore in cui si riporta indicativamente i vari tempi per ogni argomento.  

Come strutturare la riunione

  1. Consuntivo economico: analisi delle entrate e dei costi dell’anno passato. Si descrive quanto è migliorato (o peggiorato) l’incasso, parlando in termini percentuali, rispetto all’anno precedente. Si cerca quindi una relazione tra questi risultati e i comportamenti o progetti che possono aver permesso  (o causato…) tale risultato. Si valutano le branche che hanno permesso un maggior sviluppo e quali quelle diminuite. Successivamente si cerca di capire quali sono le possibilità, idee, soluzioni per poter migliorare tali risultati. Una specie di brain storming a cui seguirà la definizione di passi pratici per realizzarle. Una seconda parte è dedicata ai costi. Infatti sarebbe inutile guardare all’incasso senza valutare i costi necessari per produrlo. In questa fase non utilizzo le percentuali, ma parlo di cifre, perchè ritengo sia importante che il personale sappia quanto costa mantenere uno studio. Si spiegano quali sono state le spese dello studio per ogni categoria e anche in questo caso si fanno i raffronti con l’anno o più anni precedenti. Si valutano quindi i possibili comportamenti o azioni che possono ridurre tali costi.  E’ sorprendente quali possono essere le nuove idee che le nostre segretarie e assistenti possono fornirci se vengono messe nelle condizioni di farlo. Più di una volta ho notato per esperienza diretta e indiretta (avendo contatti con migliaia di colleghi) che le idee fornite dal personale sono state molto più pratiche ed efficienti (oltre che gratuite…) rispetto a quelle inutili, precotte e banalmente standardizzate di costosi “esperti”…
  2. Progetti per l’anno nuovo: Dopo la prima fase di valutazione economica si passa alla descrizione dei progetti per l’anno nuovo. comportamenti (ad es. rivedere il flusso della prima visita, dalla telefonata al congedo del paziente); l’adozione di nuove tipologie di trattamento… La durata della riunione dipende anche da quante e quali novità vogliamo introdurre nello studio. Questa fase è importante perchè la riunione non serve solo a parlare di generici  progetti con frasi del tipo “faremo… vorrei fare…” , ma si concretizza in azioni pratiche di formazione del personale in modo da far partire il progetto da subito!
  3. Formazione Pratica: il personale prova immediatamente le nuove procedure, per identificare e risolvere eventuali problemi prima della loro implementazione. Nella fase pratica, soprattutto se è una fase comportamentale, si ottiene anche l’ulteriore vantaggio di valutare subito eventuali problematiche che il progetto potrebbe avere nella sua introduzione nello studio. Ad esempio se vogliamo modificare il modo di realizzare la prima visita, potremmo utilizzare la metodica del “role playing” (ovvero rifare a mo’ di scenetta la prima visita stessa);  in questo modo si possono evidenziare eventuali difetti nel modo di comportare e comunicare che nella normale routine o con una formazione solo teorica non verrebbero fuori.

Questa struttura non solo migliora l’organizzazione, ma motiva il personale. Essere coinvolti nella pianificazione li fa sentire parte di un progetto comune, aumentando la loro fedeltà e il loro entusiasmo. Questo incontro fornisce la giusta motivazione per iniziare l’anno nuovo e fornisce gli strumenti per realizzare i nuovi progetti. E sappiamo che dipendenti motivati creano un ambiente di lavoro sereno e produttivo.

Avere sempre nuovi obiettivi è il carburante che ci motiva e che ci fa andare avanti. Dalle centinaia di sondaggi e dalle interviste al personale durante i coaching e le consulenze presso i colleghi, emerge che i nostri dipendenti desiderano un lavoro interessante che abbia sempre nuovi stimoli e anche la figura di un “leader” ovvero una persone che le guidi in un processo di miglioramento. Questa “tensione” verso un obiettivo è anche alla base della felicità secondo gli studi della Happiness Science. 

Non lasciare che il nuovo anno ti trovi impreparato

La riunione di inizio anno con la definizione dei progetti e soprattutto con il coinvolgimento di tutti, motiva il personale e le fa sentire più legate allo studio.   Altrimenti si rimane prigionieri di una lunga e monotona routine scandita solo dai fine settimana in cui la motivazione cala e quindi è più facile per i nostri dipendenti rimanere sensibili alla opportunità e proposte che arrivano da altre attività…

Il personale poi non è solo responsabile dell’organizzazione dello studio (in base alle nostre indicazioni), ma anche influisce molto sulla serenità dell’ambiente lavorativo. Ho conosciuto colleghi che erano scontenti del loro lavoro perchè il personale non gestiva lo studio secondo le loro indicazioni; altri colleghi avrebbero chiuso volentieri l’attività a causa di continui contrasti “tra e con” le assistenti o segretarie.  Queste persone sono riuscite a trasformare lo studio con le corrette indicazioni.

Il 2025 può essere un anno straordinario, ma solo se scegli di prepararti al meglio. Organizza la tua riunione di inizio anno e fornisci al tuo personale gli strumenti per affrontare nuove sfide con entusiasmo e competenza.

Per aiutarti in questo percorso, ho creato due strumenti fondamentali:

Non lasciare che il 2025 sia un anno come gli altri.: ordina il video-corso o richiedi di entrare nel programma di coaching per il 2025.

Inizia l’anno con il piede giusto : Preparati, pianifica e agisci. Con il giusto metodo e il supporto adeguato, puoi trasformare il tuo studio e raggiungere risultati straordinari.. 

Buon 2025,
Tiziano Caprara

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