La gestione di uno studio professionale comporta molteplici obiettivi: qualità clinica, servizio al paziente, organizzazione del tempo e del personale… tuttavia essendo un’attività professionale, vanno considerati anche gli aspetti economici che ne rendono possibile la sua esistenza. 

Anche se qualcuno ci paragona a delle aziende, la nostra realtà risulta più modesta e soprattutto più semplice. Per capire l’andamento economico dello studio potremmo analizzare il bilancio, tuttavia per una attività così piccola (non abbiamo centinaia di operai e non esportiamo prodotti a livello internazionale…) può essere sufficiente una metodologia molto più “basic”. Infatti ciò che conta alla fine è il flusso di cassa. Possiamo valutare i risultati economici, basandoci su valori molto più semplici e veloci come l’analisi delle entrate e delle uscite. 

Se quindi il nostro guadagno dipende dalla differenza tra entrate e uscite, quale leva va attivata nel caso volessimo migliorarlo? Dobbiamo aumentare gli incassi oppure diminuire i costi? 

Può sembrare una domanda banale tuttavia tra i due aspetti esistono notevoli differenze. 

Se desidero migliorare il mio guadagno ad esempio di 20.000 €, non è sufficiente aumentare le entrate della stessa somma, ma di un valore decisamente più alto. Infatti l’incasso ottenuto non avrà una marginalità del 100% ovvero non me lo metterò tutto “in tasca”, ma dovrò pagare anche i costi necessari per produrlo, come il materiale di consumo, il laboratorio e il personale ausiliario.  Inoltre l’aumento richiederà tempo e impegno per promuovere lo studio o per inserire delle nuove prestazioni, in modo da ottenere un aumento di lavoro e quindi di incasso.

Se volessi aumentare il guadagno sempre di 20.000€ , ma con una marginalità del 100% dovrei modificare il tariffario. Tuttavia questo è possibile solo se ci troviamo in una situazione di prezzi bassi. Infatti l’aumento deve rimanere entro certi limiti per non andare “ fuori mercato”. Sarebbe difficile, ad esempio,  aumentare notevolmente i prezzi delle prestazioni, come consigliano superficialmente certi aziendalisti, in quanto rischieremmo, nel medio termine, di vedere lo studio abbandonato dai pazienti per altre realtà con prezzi più accessibili. 

Tornando all’esempio precedente, se vogliamo aumentare il guadagno di 20.000€ in una attività con un incasso annuale di 400.000- 500.000 € dovremmo aumentare tutto il tariffario del 4-5%. 

Personalmente correggo periodicamente il tariffario, ma lo faccio solo dopo aver tenuto in considerazione il pensiero dei pazienti attraverso dei questionari periodici. Tale aumento riguarda tutto il tariffario o anche solo determinate prestazioni ed è di poche unità percentuali per evitare di allarmare i pazienti e correre il rischio di una contrazione futura del loro numero.

Se invece andiamo a valutare il campo delle spese, il discorso cambia.  

In questo caso se vogliamo aumentare il guadagno di 20.000 €, basta semplicemente diminuire le spese della stessa cifra. Nessun impegno, niente complicate strategie solo un taglio dei costi poiché la marginalità in questo caso è sempre del 100%. Ciò che risparmio, ottengo. 

Il mio amico e mentore Howard Farran, collega e proprietario di Dentaltown la più grande piattaforma formativa americana, diceva sempre: “Il modo più facile di guadagnare un dollaro è risparmiarlo, il secondo modo più facile per guadagnare un dollaro è risparmiarlo dalle tasse, il terzo modo per guadagnare un dollaro, quello più difficile, è lavorare di più.”

Tuttavia se incassiamo 400.000-500.000€ e spendiamo il 75%, il taglio dei costi per ottenere un aumento di 20.000€ dovrebbe essere pari al 6,7 -5,3% delle spese totali, non sempre facile, ma pur sempre fattibile. Inoltre questa azione non ricadrebbe sui pazienti, condizionandone la scelta. 

Questo è un discorso semplicistico in quanto i costi solitamente sono parte integrante nella realizzazione di un servizio o di un prodotto e eliminarli significherebbe condizionare la produzione di quest’ultimo. 

Quindi quali spese possono essere modificate in un piano di riduzione? Nella nostra realtà esistono costi difficilmente modificabili, costi modificabili e costi invisibili. 

Quelli difficilmente modificabili condizionano la velocità e la qualità di esecuzione: 

• Stipendio del dentista: E’ senz’altro il costo più importante dello studio che tuttavia rappresenta la variabile che vogliamo aumentare e che quindi non può essere preso in considerazione. 
• Personale ausiliario: è il costo maggiore dello studio dopo il dentista. Ridurre le ore al personale non è mai conveniente in quanto significa ridurre la velocità di esecuzione delle prestazioni (e quindi aumentare il costo di produzione in misura maggiore della riduzione…) e la stessa qualità (con conseguenti rifacimenti e quindi costi aggiuntivi ); inoltre tale riduzione peggiorerebbe l’organizzazione del servizio (con conseguenti perdite di tempo) e potrebbe minare la fidelizzazione del paziente (con conseguenti perdite di pazienti). 
• Laboratorio odontotecnico: anche in questo caso vale il discorso sulla qualità che incide sui rifacimenti e sui tempi di produzione (con molte prove inutili o errori…). Si può tuttavia valutare un laboratorio che ci fornisca la medesima qualità a prezzi ridotti, almeno per i lavori più semplici. Esistono infatti ottimi laboratori che, per posizione geografica o organizzazione ottimizzata, possono offrire tariffari più convenienti mantenendo la stessa qualità. (concetto fondamentale). Con lo scanner intraorale possiamo velocizzare le tempistiche di invio delle impronte anche a distanza
• Materiale di consumo: anche in questo caso, a parte piccoli sconti o attente ricerche per ottenere lo stesso materiale a costi più bassi, è difficile poter ridurre tali spese in maniera sostanziale. La ricerca di alternative a basso costo potrebbero minare la qualità con le conseguenze non solo economiche che ben sappiamo.

Queste tre voci di uscita rappresentano la fetta maggiore delle spese dello studio con valori fino al 35-45% dell’incasso.

Ci sono poi i costi leggermente modificabili cioè quelli che rientrano nella normale gestione dello studio:

• Bollette: i cambi spesso portano problemi certi e risparmi incerti anche se la strategia di un fotovoltaico va attentamente valutata
• Assicurazioni: alcune convenzioni (es la polizza assicurativa per la struttura sanitaria  dell’ANDI) riportano risparmi importanti
• Condominio, Auto e Trasporti: sono valori difficilmente modificabili 
• Leasing e mutui: da valutare molto bene in un contesto di visione futura (avrò in futuro gli stessi incassi?), strategia fiscale (ho vantaggi fiscali in base alla modalità di acquisto?), serenità psicologica del dentista (posso affrontare il “peso psicologico” di una grande rata mensile?). Il costo degli interessi andrebbe attentamente valutato e se possibile evitato. Un piano di rientro e di rivalutazione di tali costi va analizzato insieme al commercialista e ai referenti delle banche. 
• Tasse: si rimanda al punto futuro del commercialista… Oggi non ci si può più permettere di venir seguito da un commercialista solo perchè “è un amico” o perchè “ci segue da tanti anni”. Se non ci fornisce delle utili strategia per il risparmio fiscale, bisogna prendere in considerazione non un “corso sulle srl”, magari tenuti da un neolaureato o da un aziendalista, ma la ricerca di un nuovo professionista con provata esperienza in ambito dentale, cioè con centinaia di colleghi seguiti che possono testimoniare a riguardo.. Gran parte dei costi gestionali e fiscali possono essere ridotti con l’aiuto di un simile consulente
• Spese di manutenzione: sono spese che vanno valutate di volta in volta, ma non sempre sono modificabili (se si rompe un riunito va riparato subito, senza compromessi, pena la diminuzione di produttività e quindi il conseguente aumento di costo)

A questo punto sembra che si possa fare poco o nulla per ridurre le spese …  esistono però alcune spese, che ritrovo spesso nei colleghi che seguo nel mio Programma semestrale di Miglioramento Gestionale ed Economico, che influenzano molto la nostra redditività e su cui si può facilmente influire. Questi sono i cosiddetti costi invisibili che non ci appaiono, se non decidiamo di scoprirli : 

• Sprechi:sconti, prestazioni gratuite, rifacimenti, recupero crediti. Spesso il loro totale rappresenta un secondo reddito aggiuntivo per il dentista. Questi valori difficilmente sono conosciuti dal titolare, che quindi non comprende la reale perdita di tali comportamenti. Un corretto monitoraggio di questi ambiti può aiutarci ad ottenere un maggior reddito con la medesima produzione.
• Formazione non produttiva: ogni formazione ci migliora. Considero la formazione continua un obbligo per il dentista e soprattutto un vantaggio competitivo per l’operatore. Anch’io seguo ogni anno dei corsi di approfondimento, tuttavia non bisogna trasformarsi negli “eterni teorici”. Il problema più grande, di cui anch’io sono stato vittima, è continuare a seguire dei corsi senza avere il tempo (o la voglia) di applicarli. Si finisce un corso e si inizia subito un altro senza riuscire ad utilizzare i concetti di quello precedente. Ogni corso ha bisogno di tempo per essere assimilato e applicato, altrimenti l’investimento rischia di essere stato poco proficuo. 
• Attrezzature inutilizzate: stesso discorso per la formazione. Riempirsi lo studio di attrezzature solo perché ci siamo innamorati della tecnica prima di provarla o perchè il relatore è stato molto convincente o perchè il commercialista ci ha detto, a fine anno, di spendere per ridurre il reddito (motivo sufficiente per cambiare commercialista…)  potrebbe riempirci lo studio di macchinari costosi, ma non produttivi. Una corretta valutazione della redditività di ogni strumento può aiutarci a evitare dispendiosi “acquisti di impulso”.
• Tempo Sprecato: anche le tempistiche influiscono sui costi e quindi vanno attentamente valutate. Il nostro studio ha un importante costo orario e quindi l’organizzazione dei tempi con l’eliminazione dei tempi morti o delle fasi inutili (portate avanti solo perchè “si è sempre fatto così”) va rivista periodicamente.
• Commercialista non specializzato: purtroppo come già anticipato precedentemente questo rappresenta un costo se non ci aiuta nel miglioramento della gestione economica e fiscale. Se siamo seguiti da un commercialista non specializzato in ambito dentale difficilmente riceveremo utili strategie sul risparmio delle tasse e dei costi. Ho parlato con tanti colleghi in questi 25 anni di corsi e devo dire che ho notato la presenza di 3 figure che seguono i colleghi
  • Commercialista bloccato: segue tante azienda dal cinese al fioraio  quindi le richieste del dentista sono inutili fastidi anche perché spesso non può contabilizzarli. Persegue lo “status quo fiscale” così che il collega si trova a pagare più tasse di quelle che, con una maggiore attenzione, potrebbe evitare. Sono la maggior parte dei commercialisti. 
  • Commercialista trafficone: spesso non laureato in economia e commercio, ma solo in lauree brevi o contabilità dati o semplice aziendalista. Riporta soluzioni al limite del legale (da escapologia fiscale…) che in molti casi “inguaiano” il dentista con multe che ho visto arrivare anche a 200.000€. Per fortuna sono pochi ..ma sono da evitare
  • Commercialista specializzato in gestione studi dentistici: purtroppo rari ma seguono moltissimi colleghi. Hanno una notevole esperienza e con le loro provate (e legali) strategie permettono notevoli risparmi fiscali e soprattutto una migliore gestione economica. 
• Mancanza di monitoraggio: molti colleghi che seguo nel mio programma semestrale, non tengono una prima nota in quanto viene delegate al famoso commercialista che riporta i dati solo vicino a fine anno…. In questo modo il dentista non conosce quali sono le proprie spese ma vede solo gli incassi (con una percezione quindi alterata della propria realtà economica…). Gestire una propria prima nota da cui condurre analisi mensili di ogni spesa con facili file di excel può aiutarci a ridurre spese inutili o modificare le attuali con notevoli risparmi. 

Per ottenere una consulenza specifica da parte del Commercialista Specializzato in fiscalità odontoiatrica potete valutare la pagina sulle

STRATEGIE FISCALI

Questi interventi possono sembrare delle semplici indicazioni, ma in realtà hanno portato a notevoli aumenti di redditività, a parità di produzione in ognuno dei programmi di miglioramento gestionale. L’effetto di tali azioni va potenziato in maniera sinergica modificando anche altri aspetti gestionali quali l’agenda e la motivazione del personale ausiliario. Insieme possono migliorare la nostra redditività in maniera importante. 

A questo punto le azioni sono più di una. 

Possiamo lavorare sui costi invisibili e trovarci automaticamente un importante aumento di reddito (molto più di 20.000€…) Questo però richiede un minimo di monitoraggio e aiuto da parte del nostro personale nella raccolta dati. La marginalità è del 100%

Possiamo influire sui costi leggermente modificabili ottenendo però una variazione nettamente inferiore, sempre con una marginalità del 100%

Possiamo aumentare il tariffario ottenendo una marginalità del 100%, spostando tutto il peso economico sul paziente. In una situazione di monopolio o poca concorrenza (come sembra vedersi per i prossimi anni) può risultare una scelta corretta. Nel lungo termine o in situazione con maggior concorrenza, questi aumenti ripetuti possono provocarci una possibile riduzione di pazienti. 

Possiamo aumentare gli incassi promuovendo lo studio o aumentando la tipologia di prestazioni. Avremo una marginalità ridotta, ma potremo goderne i vantaggi nel lungo termine. 

Se si vuole ottenere un aumento di reddito non è utile concentrarsi solamente sull’incasso, che in certi casi presenta una marginalità ridotta, ma anche sulla riduzione delle spese a marginalità 100% e sugli altri componenti gestionali. 

Purtroppo lavorando DENTRO la nostra attività spesso non ci si rende conto di quali possano essere i comportamenti scorretti. Può essere utile cercare di guardare il nostro studio DA FUORI come se fosse quello di un altro collega, in modo da ottenere una visione di insieme. Organizzando delle riunioni con il personale riguardo a tali aspetti potremo ottenere interessanti risultati, senz’altro migliori di quelli forniti da qualsiasi consulente aziendalista che non fa il nostro lavoro.

Se anche in questo modo non riusciamo a risolvere eventuali problematiche allora possiamo chiedere aiuto non a chi fa il formatore di professione, ma ad un mentore di provata esperienza, che ha già affrontato e risolto le nostre stesse situazione. Molti anni fa anch’io scelsi questa strada e mi rivolsi a Carlo Guastamacchia e Omer Reed e il loro consigli hanno profondamente migliorato la mia qualità di vita professionale e anche personale. 

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dr.Tiziano Caprara

PROGRAMMA DI MIGLIORAMENTO GESTIONALE ED ECONOMICO

Il programma semestrale per ottenere lo studio che desideriamo