E’ iniziato il “tour de force” di dicembre… il paziente che non si è mai controllato, di colpo si accorge che in bocca ci sono dei denti e quindi pretende una valutazione urgente perché “non si sa mai che succeda qualcosa durante le ferie”. Lasciando perdere i giudizi su un simile comportamento, certo è questo modo di fare ci trasforma il mese di dicembre in un vero e proprio “race”, una gara di urgenze e controlli che stravolgono la normale agenda. 

Il dentista in questo periodo è perciò molto impegnato. Da una parte l’agenda indaffarata, dall’altra gli acquisti di Natale e l’organizzazione delle ferie. Gli impegni si moltiplicano giorno dopo giorno fino alla fine dell’anno. 

La mattina del primo giorno dell’anno però cambia tutto. Ci si trova da soli senza nulla da fare (se non abbiamo organizzato altri impegni…) chiedendosi “e adesso?”

Questo è un momento particolare in quanto ci costringe a delle riflessioni.  Il fatto che finisca un periodo e inizi un altro ci mette nella condizione psicologica di dover “tirare le somme”. 

Sentiamo di dover cambiare. E’ il periodo delle grandi decisioni del tipo: “da domani smetto…” “da domani cambia tutto” fino a quella obbligata del “da domani dieta”. Sono risoluzioni corrette e che in quel momento ci trovano convinti. Purtroppo poi la quotidianità tende ad allontanarci da tali propositi. E’ normale. Spesso infatti ci troviamo a sostenere dei progetti tutto da soli e non è sempre facile mantenere nel tempo quanto deciso, quando gli altri non ci aiutano o magari ci ostacolano in tali risoluzioni. 

Questo però vale per l’ambito personale. Cosa accade invece per in quello professionale?

Qui la situazione è diversa in quanto, anche se potrebbe sembrare il contrario, non siamo soli. I progetti di miglioramento dello studio non debbono essere sostenuti soltanto da noi, ma abbiamo del personale AUSILIARIO che come dice il nome deve AIUTARCI in nella realizzazione di tali obiettivi…se solo noi gli dessimo la possibilità. 

Certi dentisti dicono che questo non è possibile. Affermano che “devono sempre spingere il personale” e che è molto più semplice far le cose da soli piuttosto che chiedere agli altri. Purtroppo questo atteggiamento o tipologia organizzativa, ci riduce di molto le possibilità di miglioramento in quanto non utilizziamo il “tesoro in giardino” che possediamo. 

Chiaramente se decidiamo tutto noi e andiamo in studio a dire: “ tu fai questo”, “tu fai quello”, difficilmente otterremo la collaborazione del personale e ci ritroveremo facilmente nella situazione dello “spingitore di dipendenti”, citata precedentemente 

Se vogliamo attuare un progetto di miglioramento o, come lo chiamo, di Dental Kaizen, allora dobbiamo coinvolgere emozionalmente il personale e dobbiamo organizzarci affinché diventi un’iniziativa continua e non rimanga un episodio isolato. 

A tal fine a inizio anno organizzo 3 giorni di riunione in modo da poter condividere con il personale i miei propositi di miglioramento. In questa riunione lo coinvolgo chiedendo quali sono le loro idee a riguardo. Se facciamo questo sorprendentemente ci troveremo dei dipendenti collaboranti che come noi desiderano migliorare la realtà lavorativa in cui vivono. I dipendenti infatti vivendo nel GEMBA (realtà lavorativa) sanno, molto meglio di chiunque altro, cosa ci vuole per migliorare. Chiaramente il titolare deve dare il FINE, ma poi spesso il METODO può essere fornito da personale.

Coinvolgendoli emozionalmente non dovremo più spingere nessuno, perché solitamente chi propone qualcosa è poi tenuto psicologicamente a realizzarlo. 

Inoltre riceveremo molte più idee di quante ne avremo potute pensare. Non solo, queste idee non ci verranno a costare nulla in quanto sono già pagate (a meno che non vogliamo anche stimolarle con alcuni premi). 

Invece di pagare tanto un’aziendalista, che non conosce per nulla il nostro lavoro o spesso, a detta dei colleghi, una persona spedita nel nostro studio dopo una formazione breve e sommaria, per avere delle idee banali o irrealizzabili (se non dannose..) potremo ottenere delle informazioni pratiche e utili senza pagare nulla. 

Anzi il personale sarà molto più motivato in quanto collaborerà ad un piano di di miglioramento continuo dello studio.

Chiaramente “non esistono pranzi gratis”. Se vogliamo avere la collaborazione del personale oltre alla riunione iniziale dovremo organizzare durante tutto l’anno una serie di incontri per seguire il piano di miglioramento deciso.  Solo così potremo sperare di realizzare quello studio ideale che abbiamo in mente.

Quindi se vogliamo veramente cambiare in meglio il nostro studio ed eliminare tutto ciò che non ci piace o che ci crea fastidio durante l’attività lavorativa sarà bene:

1. Preparare una lista delle cose che vogliamo, fare, migliorare, cambiare, eliminare . 
2. Identificare i tempi per realizzare tali progetti sia durante la riunione che durante l’anno (indicativamente). Alcune cose avranno bisogno di mesi, ad es. chiamare tutti i pz dormienti o senza appuntamenti; altre potranno essere realizzate subito ad es. modificare la risposta al telefono o l’accettazione. In questo ultimo caso oltre alla definizione dei protocolli organizzeremo delle prove pratiche di role playing che potranno essere realizzate nella riunione di inizio anno. 
3. Discutere con il personale la realizzazione di tali progetti e ottenere delle idee a riguardo
4. Pianificare la durata della riunione di inizio anno per presentare tali progetti

Solitamente a inizio anno organizzo una riunione di 3 giorni per parlare di ciò che desidero realizzare e per valutare l’andamento dell’anno passato. In particolare la mia agenda si compone di:

• Valutazione anno passato: dati economici e dati statistici. Vediamo cosa abbiamo realizzato e cosa non è stato portato a termine. Analizziamo cosa abbiamo fatto bene e perché e cosa abbiamo fatto meno bene e perché.
• Presentazione dei progetti del nuovo anno con eventuali tempistiche
• Discussione di ogni progetto per riportarlo nella realtà lavorativa (idee, tempi, deleghe)
• Formazione di particolari ambiti ad esempio nuova presentazione della prima visita con rleplaying, utilizzo e presentazione dello scanner ecc.

Senz’altro 3 giornate costano… e per questo devono essere organizzate molto bene con i tempi della discussione, della formazione, risultati attesi ecc. I vantaggi che si ottengono però sono notevoli: 

1. una alta motivazione per l’anno nuovo, 
2. l’eliminazione di comportamenti sbagliati, 
3. il miglioramento di nuovi comportamenti, 
4. la partecipazione attiva ad un piano di miglioramento dello studio. 

Altrimenti continueremmo sempre a fare le stesse cose sperando che qualcosa cambi….

Se lasciamo che il progetto di modificare lo studio rimanga nella nostra testa, mentre tutte le persone che lavorano con noi hanno altri progetti, allora il miglioramento dello studio diventerà veramente una  “Missione impossibile”…

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dr.Tiziano Caprara