L’Analisi Consuntiva di Produzione

Se paragoniamo la nostra attività a un essere umano, l’agenda può essere considerata a tutti gli effetti il suo cuore. Come tale può andare incontro a momenti di tachicardia, con giornate piene di urgenze o di bradicardia, con molti “buchi” o mancati appuntamenti.

Queste evenienze influiscono notevolmente sulla serenità e sull’efficienza/redditività dello studio. Per questo motivo è molto importante monitorare attentamente il suo funzionamento.

Non basta infatti riempire ogni suo spazio disponibile, ma è fondamentale capire se quella giornata può essere serena e produttiva. Sarebbe infatti inutile correre tutto il giorno poi trovarci a fine giornata con una redditività bassissima. Ci saremo solo stancati inutilmente e non avremmo fatto il bene della nostra attività e probabilmente neanche dei nostri pazienti. Come dico sempre “lavorare tanto” significa solo “lavorare tanto”, ma non è dato sapere se poi da quel lavoro derivi una produttività o se si riescano a coprire le spese.

Per ottenere un’agenda serena ed efficiente ogni appuntamento deve avere la giusta durata (per lavorare serenamente) e anche la corretta produttività (per essere efficienti). Sono questi i due parametri che bisogna seguire per realizzare una giornata che possa essere definita “produttiva” e non solo “impegnata”.

Chiaramente il dentista lavora sul paziente e quindi difficilmente può avere un occhio costante sulla gestione dello studio. Un aspetto così importante come l’organizzazione del tempo va quindi delegata ad una persona che possa seguire il flusso di lavoro.

L’agenda infatti è “terra sacra” e quindi ci vuole un”sacerdote”, un “Responsabile dell’Agenda” che possa organizzare questo aspetto da cui deriva la nostra qualità di vita lavorativa e anche la nostra redditività.

Per poter delegare efficacemente l’agenda è fondamentale fornire utili strumenti che permettano di preparare e analizzare l’efficienza della nostra attività lavorativa.

Abbiamo già parlato del Controllo Preventivo di Produzione, ovvero di quello strumento che permette di capire in anticipo se gli appuntamenti della nostra giornata vanno a coprire tutte le spese gestionali della nostra attività, compreso il nostro stipendio.

La  responsabile dell’agenda dovrà controllare tale aspetto per capire se ha organizzato una giornata veramente efficiente o soltanto indaffarata (ma non produttiva).

Questa valutazione preventiva, seppur indispensabile, è però soggetta a possibili cambiamenti che possono avvenire nel corso della giornata. Un mancato appuntamento, un cambiamento di terapia possono modificare tale calcolo.

Inoltre tale analisi giornaliera, fondamentale per punto riguarda l’aspetto economico (incassi e spese), non ci fornisce ulteriori informazioni riguardo comportamenti che se non risolti quotidianamente potrebbero trasformarsi in gravi problematiche .

L’agenda infatti è uno strumento che se ben utilizzato può aiutarci a prevenire numerosi problemi e soprattutto a fare un’analisi costante dell’andamento della nostra attività. Diventa quindi riduttivo valutarlo solo per l’aspetto economico preventivo, ma è utile fare un’analisi consuntiva degli importanti fattori che condizionano la nostra professione.

Nell’Analisi Consuntiva di Produzione (ACP) si possono quindi valutare vari aspetti che ci servono per monitorare la nostra professione, ridurre comportamenti antieconomici ed eventuali sprechi. In una singola schermata possiamo trovarci numerose informazioni, la cui valutazione può essere anche delegata al personale per eventuali correttivi.

In questa schermata oltre alla lista dei pazienti curati e delle prestazioni effettuate (già presente in vari gestionali)  troviamo:

Sconti Gratis e Rifacimenti: questo è un dato fondamentale della nostra attività economica, che pochi dentisti conoscono. Se tali aspetti non sono stati adeguatamente pianificati con una politica di sconti ben precisa e “compensata” possono rappresentano uno spreco importante. Il dato fornito risponde alla seguente domanda: “Qual’è l’importo totale che solitamente scontiamo o regaliamo ai nostri pazienti?” L’ACP ce lo fornisce giornalmente, su base mensile e annuale.  Questo può aiutarci a capire e correggere eventuali comportamenti errati. Se infatti non conosciamo tale dato, come possiamo sapere quanto stiamo perdendo?. Leggere a fine giornata o mensilmente quanti soldi abbiamo regalato/perso, può crearci quella corretta consapevolezza che serve come spunto per il cambiamento.

Questo dato è ancora più importante nel caso in cui avessimo contratto dei debiti a cui dobbiamo pagare importanti interessi. Sapere che stiamo regalando migliaia di euro, che nel corso dell’anno possono superare di gran lunga il debito, può farci riflettere.

Anche senza aver contratto alcun debito, sapere che stiamo perdendo un importo pari spesso ad uno stipendio annuale, può farci capire molte cose su come stiamo agendo.

L’importo totale dei rifacimenti, ci può invece motivare ad intraprendere dei percorsi di formazione mirati oppure ad agire in maniera più responsabile. In questo caso possiamo valutare oggettivamente quanto ci costa la mancata formazione…

Produzione – Incasso: la produzione è un dato che va tenuto sott’occhio giornalmente. Tale valore infatti deve essere superiore al costo giornaliero dello studio. Questo costo è facilmente ottenibile dividendo tutte le spese annuali, comprensive del nostro stipendio, per le giornate lavorative di un anno. Una volta inserito tale valore nel gestionale sarà compito della segretaria con il Calcolo Preventivo della Produzione (di cui abbiamo già parlato) capire se il numero e la tipologia degli appuntamenti giornalieri stanno comprendo le spese quotidiane. Considerando che durante la giornata possono verificarsi mancati appuntamenti o spostamenti, nella ACP possiamo capire effettivamente se quanto previsto nell’agenda si è poi verificato a fine giornata.

In questa schermata possiamo valutare anche l’incasso giornaliero, che dovrebbe avere un valore similare alla produzione. Tuttavia in questo caso sono possibili molte variazioni dovute alle modalità di pagamento. In ogni caso i due valori, produzione e incasso, dovrebbero avvicinarsi nell’intervallo temporale mensile e coincidere in quello annuale (salvo pagamenti anticipati di fine anno).

Operatore – Tempi: il filtro per operatore ci permette di valutare tutti dati per professionista, mentre i tempi sono utili nella valutazione dell’effettivo tempo operativo rispetto a quello presenza. Infatti grazie questo dato possiamo capire quanto abbiamo realmente lavorato in una giornata. Questo può essere importante per comprendere quanto si modifichi la nostra operatività all’aumento delle sale operatorie. Un dentista infatti che lavori su un unica poltrona, lavora meno, a parità di tempo presenza, di un collega che possa usufruire di due poltrone. Questo lo si capisce anche dall’analisi di tali tempi della schermata consuntiva dell ACP.

Saldo – Da effettuare: Questo è una informazione utile alla segretaria. Avere sempre sottocchio il saldo dei pazienti permette di comportarsi di conseguenza. Tale informazione è probabilmente già presente in cartella, ma questo è un veloce riassunto giornaliero di quali siano i pazienti a cui dobbiamo chiedere acconti per evitare di “cadere” in un recupero crediti. Tale dato va valutato con il valore delle prestazioni ancora da effettuare. Se le prestazioni da effettuare sono molte, possiamo stare più tranquilli in quanto abbiamo più “spazio” per richiedere eventuali acconti, se invece le prestazioni sono poche o nulle c’è un rischio maggiore.

Prossimi appuntamenti di igiene e medici: si parla molto dei pazienti “dormienti” ovvero dei pazienti che “abbiamo perso per strada” nel senso che pur avendo fissato degli appuntamenti di controllo o igiene, per qualsivoglia motivo non hanno seguito il programma definito e sono “usciti” dall’agenda. L’ACP è uno straordinario strumento di prevenzione riguardo tale aspetto. Ogni giorno infatti abbiamo sott’occhio la situazione degli appuntamenti futuri in un’unica schermata. Quando manca l’appuntamento successivo il paziente viene evidenziato con un pallino colorato che rappresenta un’indicazione per la segretaria di rivedere tale aspetto. In questo modo evitiamo di dover perdere dei pazienti “per strada” grazie ad un continuo e costante controllo.

Spese: per “spese” non si intende il costo orario dello studio, ma le spese che sono state effettivamente pagate/bonificate quel giorno. Forse non è interessante sapere chi e cosa abbiamo pagato nella giornata, tuttavia siccome tale analisi può anche essere raccolta a livello mensile e annuale, è utile avere una lista veloce delle spese mensili.

Somma totale: ACP in un riquadro poi riassume i valori economici e di tempo per delle valutazioni più immediate.

L’Analisi Consuntiva di Produzione (utilizzato da software come UNO ultima versione)  è un eccezionale strumento che non è utile soltanto a valutare gli aspetti economici della nostra attività, già di per sé importanti, ma ci aiuta a valutare altri fondamentali aspetti come gli sprechi, la prevenzione del recupero crediti, la prevenzione dei pazienti dormienti.

Questo mezzo in mano ad una segretaria adeguatamente formata può permetterci di mantenere la nostra attività sotto controllo evitando problematiche economiche e gestionali. Oggigiorno e ancor di più  in futuro sono questi gli strumenti che saranno necessari nella gestione di una professione. Sono infatti passati in tempi in cui per un gestionale era sufficiente fornire una cartella clinica e una prima nota. Adesso abbiamo più bisogno di software consulenziali che gestionali. Soltanto con tali strumenti potremo ottimizzare tempi e costi in maniera da raggiungere quella efficienza, che ci permetta di ottenere una serenità lavorativa e una migliore qualità di vita.

dr.Tiziano Caprara

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