2023 inizio di un nuovo anno di una nuova era

Ogni anno porta sempre qualcosa di nuovo, tuttavia il 2023 non è solo un nuovo anno, ma probabilmente il primo di una nuova era, che porterà, per almeno una dozzina d’anni, ad un nuovo e importante cambiamento sociale.

E’ un mutamento demografico che riguarderà anche la nostra professione. Lo vediamo già adesso nella ricerca di collaboratori, di assistenti o nella compra-vendita di studi dentistici.

Si tratta della nuova onda pensionistica che nel 2023 trova il suo culmine….

Adesso però non voglio trattare di questi aspetti, di cui parlo ampiamente nei corsi Mastermind (..a proposito ti invito a partecipare al prossimo ad ottobre, per informazioni potete inviare un messaggio whatsapp a Barbara al numero 389 9225075), ma vorrei descrivere ciò che la nostra professione si troverà ad affrontare dal punto di vista gestionale, nel prossimo futuro e le possibile azioni da intraprendere.

Infatti non solo cambieranno i pazienti (la gerodonzia diventerà una delle branche più importanti), ma anche il modo di condurre la professione.

Saranno infatti quattro gli ambiti che dovremmo sviluppare nello studio per poter affrontare le nuove sfide in maniera efficiente e serena.

 1) Gestionale o Consulenziale?

Per prima cosa sarà sempre più importante tenere sotto occhio i numeri della nostra professione o, come li chiamano, i KPI (Key Performance Indicators).

Avremo bisogno non soltanto di un gestionale che ci fornisca Prima Nota, Cartella clinica e Agenda, ma anche di un software che ci possa dare statistiche personalizzabili e modificabili, in modo da avere in tempo reale una serie di dati per avere dei report immediati  sull’andamento della nostra attività e la realizzazione dei nostri obiettivi.

Ad esempio non basta avere una semplice agenda per fissare le sedute, ma questa deve eseguire anche un’analisi degli appuntamenti in modo da capire subito se la nostra giornata sia produttiva, cioè se gli importi delle prestazioni riescano a coprire tutti gli stipendi e i costi dello studio. Allo stesso modo è utile avere a fine giornata un report veloce sulle prestazioni eseguite, gli incassi, le spese, le tempistiche, gli sprechi (sconti, gratis e rifacimenti) e altre informazioni che ci permettano di comprendere se la programmazione economica degli appuntamenti sia stata rispettata. 

Può essere vantaggioso ricavare facilmente dei tariffari automatici o particolari alert che ci avvertano se gli obiettivi di produzione, incasso non vengano raggiunti, identificandoci il motivo.

Per questo parlo di “consulenziale” e non di gestionale, in quanto un corretto software non ci deve solo identificare subito le problematiche, ma anche consigliare le soluzioni.

Nella realtà odontoiatrica esistono molti gestionali, ma sono pochissimi quelli che dimostrano queste potenzialità. Personalmente ho analizzato molti software e ho anche eseguito una ricerca sulle percentuali di vendita dei programmi (dovute spesso alle potenzialità commerciali dell’azienda produttrice) e anche sulla soddisfazione dei colleghi dopo l’utilizzo. Questo ultimo dato spesso non coincideva con la percentuale di vendita. Infatti spesso si compra un software più per la sua promozione che per la sua effettiva efficacia. Forse siamo soddisfatti del nostro software o forse volgiamo cambiarlo, tuttavia è importante che ci fornisca tutte l informazioni che chiediamo.

La ricerca che riguarda i software è pubblicata sul sito LINK oppure potete contattarmi in privato (solo per gli iscritti a Dental Kaizen) scrivendo un messaggio whatsapp a Barbara al 389 9225075, per avere informazioni più aggiornate

2) Commercialista o “ragioniere”?

In questo caso la parola d’ordine è: “specializzazione”.

Non possiamo più farci guidare da commercialisti generici, più vicini a dei ragionieri che a dei veri e propri consulenti. Questi professionisti sono spesso “overcharged and underperfoming” (sovrapagati e sottoproduttivi) in quanto tengono la nostra contabilità allo stesso modo di molti altri loro clienti tra cui negozi, aziende, artigiani, cinesi… ecc. Chiaramente non chiediamo un trattamento particolare, tuttavia non è più sufficiente presentarsi a giugno e novembre per sapere solo quanto dobbiamo pagare, abbiamo bisogno di un professionista che valuti se i valori della nostra attività siano corretti rispetto a dei parametri di riferimento e quali possono essere le soluzioni migliori per proteggersi e/o risparmiare dal punto di vista fiscale.

Per anni ho cercato questa “mosca bianca” e un po di tempo fa sono riuscito a trovare un professionista che ho formato e motivato in tal senso. Ho quindi inserito nella mia squadra il suo studio professionale in modo da poter aiutare me e molti altri colleghi, riguardo alle necessità fiscali future quali: protezione dei beni, riduzione del peso fiscale, passaggi generazionali, autorizzazioni, analisi economiche, aspetti legali e di governance.

Il commercialista “specializzato” sarà sempre più importante nella gestione futura dell nostra attività.

 3)Mentedopera o manodopera?

Il personale sarà sempre di più l’oro dello studio. Dico sarà perchè già oggi notiamo come sia difficile trovare delle nuove assistenti e segretarie. Demograficamente la fascia dei giovani è meno presente, inoltre il “muro” del diploma ASO, ha ridotto il numero delle possibile aspiranti. Si sente spesso dire che preferiscono altri lavori, poiché almeno “sono gratis”. Infatti il costo importante per accedere a tale corso, non è sempre a disposizione di giovani possibili lavoratori.

Inoltre sta prendendo piede un fenomeno molto sgradito che è quello del “furto di personale”. Alcuni colleghi preferiscono rubare ad un collega un’assistente già formata, piuttosto che cercare e formarne una nuova. E’ senz’altro un comportamento legale da un punto di vita dal “mercato del lavoro”, ma molto scorretto dal punto di vista deontologico. Infatti in questo caso non si accontenta una lavoratrice che desidera cambiare posto di lavoro (più che legittimo), ma si gioca sull’offerta in denaro per staccarla dal posto in cui lavora.

Questa offerta funziona soprattutto in ambienti di lavoro in cui non c’è un buon ambiente e/o spirito di gruppo.

Per questo è importante coinvolgere il personale in un processo di miglioramento dello studio. Chi viene coinvolto si sente apprezzato e quindi difficilmente se ne andrà. Inoltre il coinvolgimento permette di trasformare i dipendenti da “manodopera”, persone che eseguono solo gli ordini, a “mentedopera”, persone che vengono coinvolte attivamente in un processo di miglioramento continuo dello studio. Attivare un programma continuo di miglioramento o Dental Kaizen, può non solo migliorare il nostro studio, ma rendere l’ambiente di lavoro molto più efficiente e sereno.

 4) Burocrazia, vattene via…

Uno degli aspetti che aumenta continuamente nella nostra professione (oltre ai costi…), è senz’altro la burocrazia. Assistiamo a sempre nuove imposizioni che devono essere realizzate per oggi…anzi no per ieri…magari facciamo adesso…altrimenti ti chiudo lo studio!  Queste incombenze, sempre urgenti e minacciose, non migliorano certo la nostra serenità. In alcuni, forse molti, casi, peggiorano l’efficienza dello studio.

La parola d’ordine è: dividere e delegare.

Pensare a tutte queste incombenze (DVR, sicurezza, GDPR, corsi obbligatori, ECM, RX..) come ad un corpo unico, una grande “nuvola nera” che ci sovrasta, può crearci ansia.  Meglio dividere questi aspetti in singole parti e poi delegare ogni aspetto ai nostri dipendenti o ad un’agenzia dedicate. Purtroppo alcune di queste agenzie sono gestite da avvocati, commercialisti o seguono attività molto diverse dalla nostra. Per questo è bene rivolgersi esclusivamente ad agenzie gestite da dentisti. Solo questa tipologia di azienda ci può guidare nella risoluzione di tali aspetti, nel modo più facile e veloce. Dopo anni ho finalmente trovato un’agenzia che in modo veloce e non oneroso può liberarci di queste incombenze una volta per tutte, rendendoci la vita lavorativa molto più “leggera”…

Questi 4 aspetti rappresentano le azioni su cui concentrarsi per affrontare le sfide del futuro.

In futuro i costi aumenteranno e quindi dobbiamo avere un controllo maniacale della nostra realtà economica tramite appositi software e esperti consulenti fiscali. Inoltre il personale sarà demograficamente meno numeroso (salvo interventi statali) e quindi è importante fidelizzarlo adeguatamente al nostro studio, con azioni appropriate di coinvolgimento come il progetto Dental Kaizen. Anche le incombenze burocratiche saranno sempre più invasive (non sembra vedere spiragli in tal senso…) e quindi dobbiamo affidarci ad agenzie gestite da colleghi che possano liberarci da tali aspetti.

Il futuro non è più quello di una volta soprattutto se guardiamo al decennio che ci aspetta.

I cambiamenti saranno molto importanti, e quindi dovremo prepararci adeguatamente attraverso:

• del personale fedele che ci permetta di mantenere produzione ed efficienza;
• un professionista che ci blindi dal punto di vista economico-fiscale;
• un software che ci tenga sempre  aggiornati sulla situazione gestionale e sulle possibili soluzioni;
• un’agenzia che ci liberi da incombenze pesanti e inutili…

Solo così potremo affrontare le sfide del futuro con maggiore tranquillità e successo.

Un caro augurio per un proficuo sereno  2023

Tiziano Caprara

PS Per qualsiasi informazioni riguardo tali aspetti potete contattare Barbara, la responsabile della formazione, lasciando un messaggio whatsapp al numero 389 9225075.